Eindafrekening werkgever: wat zit erin en wanneer krijg je het?

Wat is een eindafrekening van je werkgever?

De eindafrekening is de laatste financiële afrekening tussen jou en je werkgever als je uit dienst gaat. Hierin staat alles wat je werkgever je nog moet betalen, zoals je laatste salaris, niet-opgenomen vakantiedagen en opgebouwd vakantiegeld. Soms staan er ook bedragen in die je werkgever van jou terugvraagt.

Je ontvangt de eindafrekening meestal samen met je laatste loonstrook, of als aparte loonstrook kort daarna. Het maakt niet uit of je zelf ontslag neemt, of je contract afloopt of dat je vertrekt met een vaststellingsovereenkomst. In al die situaties hoort er een eindafrekening te komen.

Het is verstandig om die afrekening rustig na te lopen. Een vergeten vakantiedag valt niet altijd direct op.

Wat zit er in een eindafrekening?

Welke onderdelen in jouw eindafrekening staan, hangt af van je arbeidsovereenkomst, de cao en eventuele regelingen bij je werkgever. Hieronder vind je de onderdelen die het vaakst voorkomen.

Je laatste salaris

Je krijgt salaris tot en met je laatste werkdag, of beter gezegd: tot en met de dag waarop je arbeidsovereenkomst eindigt. Eindigt je contract halverwege de maand, dan krijg je salaris over het deel van de maand dat je nog in dienst was. Vaste toeslagen horen daar meestal ook bij.

Niet-opgenomen vakantiedagen

Heb je nog vakantiedagen over als je uit dienst gaat? Dan moet je werkgever die bij het einde van je dienstverband uitbetalen. Dat geldt voor je wettelijke vakantiedagen en ook voor je bovenwettelijke dagen, zolang ze niet zijn vervallen of verjaard. Wat het verschil is, lees je hieronder bij de vraag wanneer vakantiedagen vervallen.

Voor de waarde van een vakantiedag geldt als uitgangspunt: je krijgt wat je zou hebben verdiend als je die dag met vakantie was geweest. Soms tellen daarbij ook vaste toeslagen of structurele beloningen mee. Kijk ook in je cao, want daar staan vaak aanvullende afspraken over de berekening.

Vakantiegeld

Je bouwt elke maand vakantiegeld op: minimaal 8% van je brutoloon. Veel werkgevers betalen dat één keer per jaar uit, vaak in mei of juni. Ga je uit dienst voordat het vakantiegeld is uitbetaald, dan moet je werkgever het opgebouwde deel bij de eindafrekening betalen.

Krijg je je vakantiegeld juist elke maand uitbetaald? Dan is er meestal weinig meer te verrekenen. Heb je het vakantiegeld al vooruit ontvangen over een periode waarin je niet meer in dienst bent, dan kan je werkgever dat deel terugvragen.

Een 13e maand of eindejaarsuitkering

Heb je recht op een 13e maand of eindejaarsuitkering, dan krijg je bij vertrek vaak een deel naar rato. Dat betekent: naar verhouding van de maanden dat je in dat jaar in dienst was. Werk je tot 1 oktober, dan gaat het om 9 van de 12 maanden.

Let wel op de voorwaarden. In sommige regelingen staat dat je op een bepaalde datum nog in dienst moet zijn. Dan kan het zijn dat je bij een eerder vertrek geen recht hebt op dat deel. Wat voor jou geldt, staat in je contract, je cao of het personeelshandboek.

Bonus en provisie

Voor een bonus of provisie geldt hetzelfde: het hangt af van wat er is afgesproken. Staat er in de regeling dat een bonus naar rato wordt uitbetaald bij vertrek, dan hoort die in de eindafrekening. Provisie over verkopen die je al hebt gedaan, is vaak ook verschuldigd als de betaling pas na je vertrek binnenkomt.

Is de regeling niet duidelijk? Maak dan vóór je vertrek op papier afspraken.

Overuren en onkosten

Heb je overuren gemaakt die nog niet zijn uitbetaald of gecompenseerd in vrije tijd? Dan kunnen die in de eindafrekening terugkomen, afhankelijk van de afspraken in je contract of cao. Hetzelfde geldt voor onkosten die je hebt voorgeschoten, zoals reiskosten of zakelijke uitgaven. Lever je declaraties op tijd in, met bonnetjes, zodat ze mee kunnen in de afrekening.

Soms maak je bij een vertrek ook afspraken over zaken als een leaseauto, laptop of telefoon. Of je die mag houden of overnemen en wat de belastinggevolgen zijn, lees je op onze pagina over emolumenten.

Wat mag je werkgever verrekenen?

Een eindafrekening kan ook bedragen bevatten die je werkgever inhoudt. Denk aan:

• vakantiedagen die je te veel hebt opgenomen;
• een terugbetaling van studiekosten, als je daarover een schriftelijk studiekostenbeding hebt afgesproken;
• een openstaande lening of een loonvoorschot;
• te veel betaald loon of vooruitbetaald vakantiegeld.

Zo’n verrekening moet wel ergens op gebaseerd zijn. Bij studiekosten gaat het er bijvoorbeeld om wat er precies in het beding staat en of het om een opleiding ging die je werkgever volgens de wet of de cao zelf moet betalen. Voor zulke verplichte opleidingen mag geen terugbetaling worden gevraagd. Staat er een inhouding op je eindafrekening die je niet begrijpt? Vraag dan waar die op gebaseerd is.

Wanneer vervallen je vakantiedagen?

Of een vakantiedag nog wordt uitbetaald, hangt af van het soort dag. Het korte antwoord: wettelijke vakantiedagen vervallen in de regel een half jaar na het jaar waarin je ze hebt opgebouwd. Bovenwettelijke dagen verjaren meestal pas na 5 jaar.

Wettelijke vakantiedagen zijn de dagen waar je volgens de wet minimaal recht op hebt: vier keer het aantal dagen dat je per week werkt. Bij een fulltime werkweek van vijf dagen zijn dat er 20 per jaar. Neem je ze niet op, dan vervallen ze op 1 juli van het jaar erna. Je werkgever kan schriftelijk een langere termijn met je afspreken. Kon je de dagen niet opnemen, bijvoorbeeld door ziekte, dan gelden andere regels en blijven ze langer staan.

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn alle dagen daarboven, bijvoorbeeld uit je contract of cao. Die verjaren 5 jaar na het jaar waarin je ze hebt opgebouwd. In een cao kunnen hierover andere afspraken staan.

Je werkgever heeft daarbij een informatieplicht. Die moet je in staat stellen je vakantie op te nemen en je op tijd laten weten dat dagen gaan vervallen. Heeft je werkgever dat niet gedaan, dan kan het zijn dat je wettelijke dagen niet zijn vervallen en alsnog bij de eindafrekening moeten worden uitbetaald.

Rekenvoorbeeld: wat levert je eindafrekening op?

Een voorbeeld maakt het concreter. Ahmed werkt fulltime, 40 uur per week, en verdient € 3.600 bruto per maand. Het vakantiegeld is in mei uitbetaald. De arbeidsovereenkomst eindigt op 30 september. Ahmed heeft nog 8 vakantiedagen van 8 uur over, en er geldt een 13e maand die volgens de regeling naar rato wordt betaald.

Eerst het uurloon. Een fulltime werkweek van 40 uur komt neer op gemiddeld ongeveer 173,33 uur per maand (40 uur × 52 weken ÷ 12 maanden). Het uurloon is dan € 3.600 ÷ 173,33 = afgerond € 20,77.

Acht vakantiedagen zijn 64 uur. De waarde daarvan is 64 × € 20,77 = € 1.329,28 bruto. Vaak wordt over uitbetaalde vakantiedagen ook 8% vakantiegeld berekend. Dat is hier € 106,34.

Het opgebouwde vakantiegeld over juni tot en met september is 8% × € 3.600 × 4 maanden = € 1.152. De 13e maand naar rato is 9/12 × € 3.600 = € 2.700.

Dit is een vereenvoudigd voorbeeld. In de praktijk rekenen werkgevers en cao’s soms met een andere methode voor het uurloon of de dagwaarde, en tellen er soms extra looncomponenten mee. Het bedrag dat je netto ontvangt, is lager door de loonheffing. Daarover lees je hieronder meer.

Zoals het voorbeeld laat zien, kan een eindafrekening flink oplopen. Ga je uit dienst met een vaststellingsovereenkomst? Stuur je VSO dan via het formulier. VSO Rechtshulp kijkt gratis of de afspraken over je vakantiedagen, vakantiegeld en eindafrekening duidelijk en volledig zijn.

Wanneer moet je werkgever de eindafrekening uitbetalen?

De wet noemt geen aparte, vaste datum voor de eindafrekening. In de praktijk betaalt je werkgever die meestal op het gewone betaalmoment van je laatste salaris, of kort daarna. Het Juridisch Loket gaat ervan uit dat je werkgever de eindafrekening binnen ongeveer een maand na het einde van je contract betaalt.

Hoor je een maand na je vertrek nog niets? Vraag je werkgever er dan vriendelijk naar. Soms zit er simpelweg vertraging in de salarisadministratie.

Heb je een vaststellingsovereenkomst getekend? Dan staat er vaak een termijn in waarbinnen de eindafrekening en een eventuele vergoeding worden betaald. Die afspraak geldt dan tussen jullie.

Hoeveel belasting betaal je over je eindafrekening?

Over je eindafrekening wordt loonheffing ingehouden, net als over je gewone salaris. Voor eenmalige bedragen zoals uitbetaalde vakantiedagen, vakantiegeld, een 13e maand of een bonus gebruikt je werkgever meestal het zogenoemde bijzonder tarief. Dat is een apart percentage voor bijzondere beloningen.

Daardoor houd je netto soms minder over dan je verwacht. Dat betekent niet dat je uiteindelijk te veel belasting betaalt. De loonheffing is een voorheffing. Bij je aangifte inkomstenbelasting wordt berekend hoeveel belasting je over het hele jaar echt verschuldigd bent. Heb je te veel betaald, dan krijg je het verschil terug.

Hoe hoog het tarief voor jou is, hangt af van je jaarloon. Omdat het per persoon verschilt, noemen we hier geen percentages. Krijg je naast je eindafrekening ook een vergoeding? Lees dan meer over de belasting over een transitievergoeding.

Wat kun je doen als je eindafrekening niet klopt?

Klopt je eindafrekening niet, of is die onvolledig? Begin met een vriendelijke vraag om uitleg. Vaak is een fout snel hersteld. Lukt dat niet, dan zet je je verzoek op papier. Blijft betaling uit, dan kun je aanspraak maken op een wettelijke verhoging en rente.

Vraag een specificatie

Vraag je werkgever om een overzicht met de berekening per onderdeel: hoeveel vakantiedagen zijn meegenomen, tegen welke waarde, over welke periode het vakantiegeld is berekend en wat er eventueel is ingehouden. Vergelijk dat met je eigen gegevens, zoals je verlofoverzicht, je loonstroken en je contract. Het helpt om die documenten al vóór je laatste werkdag veilig te stellen.

Zet je verzoek op papier

Kom je er in een gesprek niet uit? Stuur dan een schriftelijk verzoek, per e-mail of per brief. Geef aan welk bedrag volgens jou nog openstaat, waarom, en noem een redelijke termijn om te betalen, bijvoorbeeld 7 dagen. Bewaar een kopie en een bewijs van verzending.

Wettelijke verhoging en rente

Betaalt je werkgever loon te laat, dan kun je op grond van artikel 7:625 van het Burgerlijk Wetboek een wettelijke verhoging vragen. Die kan oplopen tot maximaal 50% van het te laat betaalde loon. Een rechter kan dat bedrag wel verlagen als het in de situatie onredelijk hoog uitvalt. Daarnaast kun je de wettelijke rente vragen.

Of de verhoging geldt, hangt af van het soort bedrag. Ze geldt voor loon. Of een onderdeel van je eindafrekening als loon telt, kan per onderdeel verschillen. Dat is een reden om je vordering zorgvuldig te laten bekijken voordat je verdere stappen zet.

Hoe lang heb je de tijd?

Een vordering op loon of andere onderdelen van je eindafrekening verjaart in de regel na 5 jaar. Je hebt dus tijd, maar kort na je vertrek zijn gegevens nog makkelijk terug te vinden en kom je er meestal eenvoudiger samen uit.

Hoe hangt de eindafrekening samen met je vaststellingsovereenkomst?

Ga je uit dienst met een vaststellingsovereenkomst, dan staat daar bijna altijd een bepaling over de eindafrekening in. Vaak staat er iets als: “De werkgever zal een eindafrekening opmaken, waarin de niet-genoten vakantiedagen en het opgebouwde vakantiegeld worden uitbetaald.” In een voorbeeld van een vaststellingsovereenkomst zie je hoe zo’n bepaling eruit kan zien.

Let daarbij op drie dingen.

• Vrijstelling van werk. Soms staat er dat je je vakantiedagen opneemt tijdens een periode waarin je niet meer hoeft te werken. Dan worden ze niet meer uitbetaald. Het is goed om te weten of dat de bedoeling is.
• Bonus, 13e maand en provisie. Staan die er niet in, terwijl je er wel recht op denkt te hebben? Laat ze dan uitdrukkelijk opnemen.
• Verrekeningen. Spreek af of er iets wordt ingehouden, zoals studiekosten, of dat je werkgever daarvan afziet.

Aan het einde van een VSO staat meestal een finale kwijting. Daarmee verklaren jij en je werkgever dat jullie na uitvoering van de afspraken niets meer van elkaar te vorderen hebben. Wat niet in de VSO staat, kun je na ondertekening daarom lastig nog opeisen. Een goede VSO zondert de eindafrekening uit van die kwijting of noemt duidelijk wat er nog wordt betaald. Meer daarover lees je in ons artikel over finale kwijting bij een vaststellingsovereenkomst.

Staat je eindafrekening goed in je VSO?

Een eindafrekening lijkt een formaliteit, maar er zitten vaak meer onderdelen in dan je denkt. Vertrek je met een vaststellingsovereenkomst, dan wil je vóór het tekenen weten of je vakantiedagen, vakantiegeld, 13e maand en eventuele bonus erin staan. Door de finale kwijting is dat achteraf lastig te herstellen.

Heb je een VSO ontvangen? Stuur die dan via het formulier op deze pagina. VSO Rechtshulp controleert je vaststellingsovereenkomst gratis en let daarbij ook op de bepaling over je eindafrekening en op wat er buiten de finale kwijting valt. Ontbreekt er iets, dan hoor je dat voordat je je handtekening zet.